Produkt-Compliance

Faktoren, die die Dynamik des Marktes bestimmen, sind zum einen die steigenden Anforderungen der Kunden an Produkte und Dienstleistungen hinsichtlich Innovation und Funktionalität, zum anderen Regularien und Gesetzgebungen.

Die daraus resultierende Entwicklung innovativer Produkte und Services führt zu steigenden Produktkomplexitäten, welche das gesamte Ökosystem eines Unternehmens herausfordern, da dies die Steuerung und Erfüllung von erhöhten Anforderungen im Bereich Produkt-Compliance bedeutet.

Dieser Insight gibt einen Überblick über die Hintergründe sowie die daraus resultierenden Herausforderungen für Industrieunternehmen.

Verständnis

Um ein durchgängiges Verständnis zu bilden, möchten wir präzisieren, was wir unter Produkt-Compliance verstehen und welche Anforderungen hiermit verknüpft sind.

Produkt-Compliance stellt sicher, dass Gesetze, Regeln und Vorschriften über den gesamten Lebenszyklus eines Produktes von der Idee über die Entwicklung und Produktion bis hin zur Auslieferung und Entsorgung durchgängig und transparent verfolgt werden und deren Einhaltung nachgewiesen wird. Zur Integration der Markt- und Gesetzesanforderungen sowie der einhergehenden Produktkomplexität benötigen Unternehmen geeignete Prozesse und Management-Methoden, um ihr Ökosystem hinsichtlich Organisation und Anforderungen zu harmonisieren. Somit vereint das Produkt-Compliance-Management zwei Aspekte miteinander. Zum einen die eigene Organisation und zum anderen die der Lieferanten, da die zunehmende Globalisierung und interdisziplinäre Zusammenarbeit zeigen, dass in der heutigen Welt kaum Unternehmen den gesamten Produktentstehungsprozess in der eigenen Organisationabbilden.

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Herausforderungen

Die Entwicklung und Herstellung von Produkten müssen seit der ersten industriellen Revolution steigende Komplexität und Anforderungen bewältigen. Die heutigen Ökosysteme verknüpfen technologisch anspruchsvolle Produkte mit intelligenten Funktionen zu Systemen. Die Kopplung von Bauteilen mit Software muss bis auf die Bit-Ebene harmonisiert sein, damit die Rückverfolgbarkeit hinsichtlich Gesetzen, Regeln und Vorschriftensichergestellt werden kann. Wir als Powerhouse für technologischen Fortschritt und für organisatorische Veränderung sind überzeugt, dass die heutigen Unternehmen mit ihren Rollen und Verantwortlichkeiten, Prozessen und Systemen eine stetige Dynamik aufrechterhalten müssen. Das ist der Schlüssel, um Komplexität beherrschbar zumachen und Lieferanten-Performance sowie -Compliance sicherzustellen. Nur so können folgende Herausforderungen gemeistert werden:

1. Etablierung eines einheitlichen Verständnisses von Anforderungen
2. Einheitliches, abteilungsübergreifendes Verständnis davon, wann eine Anforderung erfüllt ist
3. Wissensaufbau, um steigende Produktkomplexität meistern und steuern zu können
4. Strukturiertes Vorgehen, um Einhaltung der Compliance zu prüfen
5. Bessere Kommunikation und klare Kaskade von Anforderungen an interne und externe Lieferanten
6. Verkürzte Entwicklungszyklen aufgrund Kosten- und Zeitdrucks
7. Rückverfolgbarkeit der Compliance über den gesamten Produktlebenszyklus
8. Bewältigung steigender Anforderungen in den kommenden 10-15 Jahren, z.B. bei Nachhaltigkeit und Klimaschutz, Lieferkettengesetz, disruptiven Technologien, etc.

Der newboxes-Ansatz nimmt sich diesen Herausforderungen im Gesamtkontext der Produkt-Compliance an.

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Unser Ansatz

Unser Beratungsansatz bringt das methodische und prozessuale Rahmenwerk für eine maßgeschneiderte Compliance-Lösungen - zugeschnitten auf Ihre spezifischen Anforderungen.

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Wir legen mit Ihnen alle notwendigen Maßnahmen fest, um sowohl von der strategischen als auch organisatorischen sowie prozessualen Perspektive die Einhaltung der Compliance sicherzustellen und in Ihrem Managementsystem zu verankern.

Unser Ansatz setzt sich aus sechs Phasen bzw. Epics zusammen und ist generisch aufgebaut mit dem Ziel, die Bausteine individuell auf die Ausgangsituation und Bedürfnisse unserer Kunden zu adaptieren. Trotzdem verlieren wir hierdurch nicht den Blick für das gesamte Ökosystem, da wir immer den End-to-End-Ansatz verfolgen, um ein gelebtes System zu etablieren und nachhaltiges Wissen aufzubauen. Durch den E2E-Ansatz entfaltet sich das gesamte Potential unseres Beratungsansatzes, sodass die Effizienz Ihrer Prozesse einen enormen Schub erfährt.

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Fit für Compliance

Bei der Gap-Analyse wird das Managementsystem mit definierten und gezielten Interviews sowie Dokumentenanalysen auf Herz und Niere geprüft. Die Basis für diese Analysebilden in den meisten Cases die Gesetze, Regeln und Vorschriften wie z.B. ISO9001, EN 9100, Supplier Requirements, ISO 27001, TISAX, ISO 14001 und etliche mehr. Mithilfe der Gap-Analyse wird die Bestandsaufnahme mit der Identifizierung und Priorisierung von Gaps sowie der Projekt-Timeline und den Verantwortlichen abgeschlossen.

Die Implementierungsphase bildet den Kern unseres Ansatzes, da hier Fragen geklärt werden können wie z.B.:

• Sind den Verantwortlichen die prozessualen Rahmenbedingungen des Produktentstehungsprozess bekannt?
• Welche Quality Gates sind von der Anfrage bis hin zur Auslieferung von Produkten definiert?
• Wie werden Anforderungen innerhalb der Organisation identifiziert, analysiert, geprüft und dokumentiert?
• Wie werden diese Anforderungen in der entsprechenden Granularität in die Supply Chain kaskadiert?

Ziel dieser Vorgehensweise ist es, im Detail zu verstehen, wie Prozesse im Managementsystem definiert sind, da in der Realität meistens eine Diskrepanz zwischen den dokumentierten und gelebten Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Prozessen besteht. Aufbauend auf der ersten Phase und der Intensivierung der Workshops in der Implementierung werden nun zur Schließung der Compliance-Gaps entsprechende Konzepte und Lösungsansätze entwickelt, definiert und etabliert. Durch die konstante Begleitung der Mitarbeiter wird sichergestellt, dass maßgeschneiderte Lösungen und gelebte Prozesse definiert werden und durch zusätzliche Workshops und Trainings das Wissen nachhaltig verankert wird. Selbstverständlich arbeiten wir hier nicht im luftleeren Raum, sondern nutzen unsere Best-Practices-Ansätze und unser Expertennetzwerk.

In der Phase "Benchmarking" wird geprüft, inwiefern die weiterentwickelten und neuen Prozesse des Managementsystems in der Organisation etabliert sind. Hier wird geprüft, ob die Lösungen die identifizierten Gaps geschlossen haben. Verbesserungspotenziale werden beim Benchmarking erkannt, wodurch der Reifegrad der Organisation signifikant erhöht wird.

Als nächstes findet das "Scaling Up" statt. Hier wird dem Managementsystem und den Prozessen der letzte Feinschliff verpasst. Die noch offenen Gaps und Verbesserungspotenziale werden gemeinsam mit der Organisation geschlossen bzw. gehoben. Mit diesem Know-How kann dann die externe Zertifizierung vorbereitet sowie das Know-How bzw. Wissen konsolidiert übergeben werden, sodass die Vorbereitung für die externe Zertifizierung abgeschlossen ist.

In der Zertifizierungsphase prüft ein externes Kontrollgremium wie z.B. Behörden, Zertifizierungsunternehmen, OEM susw. den Reifegrad der Organisation, des Managementsystemen sowie der Prozesse hinsichtlich der Compliance-Anforderungen. Dies erhöht das Vertrauen der Kunden, Lieferanten etc. in ein intaktes, nach klaren Standards arbeitendes Ökosystem. Unser konkreter Ansatz besteht hier in der fachlichen und organisatorischen Begleitung dieser Zertifizierung, um zum einen den erfolgreichen Abschluss auch bei kritischen Fragen der Auditoren sicherzustellen und zum anderen Abweichungen aufzunehmen und gemeinsam mit dem Kunden aufzulösen.

Die letzte Phase ist "Abschluss und Phase Out". Nachdem wir Ihr Ökosystem von der Gap-Analyse bis hin zur erfolgreichen externen Zertifizierung begleitet haben, stellen wir in der letzten Phase sicher, dass die entsprechenden Abweichungen aufgelöst werden und die Projektübergabe sowie der Projektabschluss stattfinden. Ein wichtiger Eckpunktstellt in dieser Phase das Lessons Learned dar, da es sowohl unsere Kunden und uns als newboxes erlaubt, einen kritischen Blick auf den Verlauf des Projektes zu werfen. Denn auch wir möchten uns als Powerhouse in einem ständigen Prozess der kontinuierlichen Verbesserung weiterentwickeln, um unseren Ansatz zu verbessern und auf die individuellen sowie maßgeschneiderten Bedürfnisse unserer Kunden einzugehen, damit das Ziel der ganzheitlichen Compliance sichergestellt werden kann.

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Fazit

Die steigenden behördlichen Regularien sowie die Harmonisierung der Lieferketten durch die OEMs erfordern eine kontinuierliche Integration von Produkt-Compliance-Anforderungen in der gesamten Organisation. Nur so kann Ihr gesamtes Ökosystem die Leitplanken für die Wettbewerbsfähigkeit stellen und seine Marktposition stärken. Aufbauend auf der Analyse und Bewertung der strategischen Ausrichtung sowie der Aufbau- und Ablauforganisation kann der Weg zur ganzheitlichen Compliance bestritten werden. Wir entwickeln partnerschaftlich mit Ihnen neuartige Konzepte und Lösungen, hinter denen Ihre gesamte Organisation steht. Mit unseren Kompetenzen und unserem Netzwerk bringen wir das methodische und prozessuale Rahmenwerk zur strukturierten Überprüfung Ihres Managementsystems mit, decken Compliance-relevante Gaps auf und etablieren Best-Practice-Ansätze.  

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"Non-compliance means, no certification and that means no business. So if you think compliance is expensive - try non-compliance"

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Unsere Lösungen

Stellen auch Sie mit newboxes die Weichen für ganzheitliche Compliance und Innovationen, indem Sie Ihre Prozesse mit Effizienz und Compliance Needs verbinden, dabei tauchen wir gemeinsam End-to-End in Ihr Ökosystem ab. Unsere Prozesse, Methoden und Werkzeuge helfen Ihnen beiden folgenden Aufgaben:

• Entwicklung eines ganzheitlichen Managementsystems mit standardisierten und harmonisierten Prozessen zur Operationalisierung der effizienten Erfüllung von Compliance Anforderungen
• Nahtlose Kaskade und Rückverfolgbarkeit von Anforderungen über den gesamten Produktentstehungsprozess
• Aufbau von digitalen Wissensmanagementlösungen
• Strukturierte Vorgehensweise zur Durchführung von Transformationsprojekten